マイナンバー 会社への提出は義務?拒否はできないの?

マイナンバー 会社への提出は義務?拒否はできないの?

2016年1月からマイナンバー法が施行され、社会保障、税、災害対策の分野での利用が始まる。会社員は勤務先から、自身および扶養家族のマイナンバーの提出が求められることになるが、会社にマイナンバーを提出するのは必須の義務なのだろうか?拒否はできないのか?仮に提出を拒否したらどうなるのだろうか?

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マイナンバーの提出拒否に関する国の見解

2016年1月より、マイナンバー法(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)に基き、従業員を雇用する会社は、税や社会保障の関係書類へのマイナンバー(個人番号)を記載する必要があるため、従業員に対してマイナンバーの提出を求めることになる。

大半の会社員は、会社からの要請に応じて素直にマイナンバーを提出するであろうが、中には、「マイナンバーは重要な個人情報であり、漏洩のリスクもあるため、提出したくない」とか、「会社に隠れてこっそり副業をしているため、会社にバレないためにもマイナンバーは教えたくない」などの理由で、会社にマイナンバーを提出することを拒否する人もいると思われる。

従業員からマイナンバーの提出を拒否された場合の会社側の対応について、国は次のような見解を示している。

【内閣官房】

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

【国税庁】

法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。
なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

つまり、会社としてとるべき対応は、

  • 社会保障や税金関係の書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知徹底する。
  • その上で、雇用する従業員に対してマイナンバーの提出を要請する(督促する)。

などが適切であろう。

ちなみに内閣官房の見解では、会社側が督促したにも関わらず、従業員自身または扶養家族のマイナンバーの提供が受けられなかった場合には、「書類の提出先の機関の指示に従ってください」とされている。

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従業員からマイナンバーの提出を拒否された時の会社側の対応

法令で定められているとはいえ、従業員からマイナンバーの提出を拒否された場合、会社は提出を強制することまではできない。

しかし、次のような対策をすることによって、マイナンバーの提出拒否という事態を概ね回避することができるものと思われる。

  • 採用時に会社に提出する書類・情報の中にマイナンバーも含める。
  • 服務規程に、マイナンバーを提出する義務がある旨を記載する。

2016年1月以降に新たに雇用する従業員に対しては、採用時の提出書類・情報の中にマイナンバーを含めれば足りるであろう。マイナンバーを提出しなければ採用されないとなれば、それを拒否する人はまずいないであろうし、提出を拒否された場合は雇用しなければいいだけの話だからだ。

既に雇用関係にある従業員に対しては、服務規程にを改定し、マイナンバーの提出を義務づけ、それに従わない場合は処分の対象とする旨を追加すれば、一定の効果が得られると思われる。

まとめ

以上に見てきたように、

  • 社会保障や税に関係する書類にマイナンバーを記載する必要があり、
  • それらの書類を会社が作成し、
  • かつ、会社と従業員の雇用関係上の実質的な力関係を鑑みれば、

一般的には、勤務先の会社から自身および扶養家族のマイナンバーの提出を求められた従業員が、それを拒否することは非常に難しいと言わざるを得ない。

無駄な抵抗はせず、会社の要請に素直に応じたほうが無難であろう。

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